Типовые правила

Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

• Текст
• Официальная публикация
• Информация
• История изменений
• Ссылки
• Скачать
• Прочее

      В соответствии с подпунктом 1) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

      1. Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

      2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Глава 1. Общие положения

      1. Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).

      2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, предназначенным для реализации задач и функций по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). При этом запрещается ведение несекретного и секретного делопроизводства в составе одного структурного подразделения.

      Сноска. Пункт 2 в редакции постановления Правительства РК от 30.11.2020 № 809.
 

      3. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

      4. Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

      Работы по созданию закрытых ключей электронной цифровой подписи (порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения) для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц и порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и закрытых ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются нормативными правовыми актами в области защиты государственных секретов.

      Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" определяется постановлениями Правительства Республики Казахстан от 14 сентября 2004 года № 965 "О некоторых мерах по обеспечению информационной безопасности в Республике Казахстан" и от 31 декабря 2015 года № 1196 "Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней".

      5. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

      1) абзац – часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся с заглавной либо строчной буквы, абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части);

      2) средство криптографической защиты информации - средство, реализующее алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение и управление ключами;

      3) носитель ключевой информации – специализированный носитель, в котором для защиты хранящихся закрытых ключей электронной цифровой подписи используются средства криптографической защиты информации, имеющие сертификат соответствия требованиям стандарта СТ РК 1073-2007 "Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования";

      4) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан – удостоверяющий центр, обслуживающий государственные органы, должностных лиц государственных органов в информационных системах и иных государственных информационных ресурсах государственных органов Республики Казахстан (далее – УЦ ГО);

      5) национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан – удостоверяющий центр, предоставляющий средства электронной цифровой подписи и регистрационные свидетельства физическим или юридическим лицам для формирования электронных документов в государственных и негосударственных информационных системах;

      6) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

      7) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;

      8) нормативно-справочная информация - информация (классификаторы, справочники, перечни и другие), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;

      9) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

      10) электронные информационные ресурсы – информация, представленная в электронно-цифровой форме и содержащаяся на электронном носителе, интернет-ресурсе и (или) в информационной системе;

      1) левое поле – 10 мм;

      2) правое поле – 20 мм;

      3) верхнее поле – 10 мм;

      4) нижнее поле – 10 мм.

      8. При оформлении документа используются бланки. Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

      9. В организации применяются следующие бланки документов:

      1) бланк письма организации по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

      2) бланк конкретного вида документа организации по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

      3) общий бланк организации по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

      Общий бланк организации используется для изготовления любых видов документов.

      10. Бланки документов изготавливаются типографским способом с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся непосредственно при составлении документа.

      11. Бумажные бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляются его номер, серия. Электронные бланки не подлежат учету.

      12. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям или иным лицам без соответствующего разрешения руководства организации.

      13. Документы составляются с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу либо при обязательном оформлении следующих реквизитов:

      1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;

      2) наименование вида документа, за исключением письма;

      3) дата документа;

      4) регистрационный номер (индекс) документа;

      5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

      6) оттиск печати организации.

      14. Внутренние документы, за исключением распорядительных, составляются на белых листах бумаги.

      15. Не допускается оформление на одном бланке документа на двух и более языках.

      Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

      Документ, создаваемый на двух и более языках, оформляется на отдельных бланках (отдельных листах) с едиными реквизитами.

      Документу на разных языках присваиваются единые исходящие реквизиты. Документы на разных языках должны быть аутентичны друг другу.

      Листы документов (бланков и приложений к ним) нумеруются сквозной нумерацией в верхней части листа по середине.

Параграф 2. Порядок оформления реквизитов документа

      16. Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.

      17. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводятся на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

      Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещаются на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

      18. Наименование организации (в том числе филиала, представительства) включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму.

      Сокращенное наименование организации (в том числе филиала, представительства) приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах и размещается в скобках ниже полного наименования.

      При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, наименования организаций располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.

      При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, наименования располагаются в соответствии с иерархией организаций.

      Совместный документ на бумажном носителе подлежит заверению печатями организаций.

      19. Наименование структурного подразделения указывается в случаях, когда оно является автором документа и располагается ниже наименования организации.

      20. Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

      21. Датой документа является дата его подписания (утверждения) или события, зафиксированного в документе.

      Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для электронного документооборота допускается проставление даты системой или вручную уполномоченным лицом.

      Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, датируются и подписываются.

      Дата документа оформляется:

      1) в правовых актах, протоколах, банковских, финансовых, бухгалтерских документах и документах, затрагивающих права и интересы физических и юридических лиц, словесно-цифровым способом – день месяца и год оформляются арабскими цифрами, месяц – прописью;

      2) в других документах – цифровым способом день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

      22. Регистрационный номер (индекс) документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ). По усмотрению организации в регистрационный номер (индекс) включаются дополнительные элементы.

      Регистрационный номер (индекс) документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера (индекса) каждой из этих организаций, проставляемого через косую черту в порядке указания авторов в документе.

      В системе электронного документооборота допускается ведение сквозной нумерации.

      23. В ссылке на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

      24. Место составления или издания документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением и включает в себя только общепринятые сокращения.

      Место составления или издания документа оформляется в соответствии с наименованием населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.

      25. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

      Реквизит "Адресат" оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом. Наименование организации, ее структурного подразделения пишется в именительном падеже, должность, фамилия лица, которому адресован документ, – в дательном падеже.

      При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

      При адресовании документа физическому лицу указываются инициал имени и фамилия получателя, его почтовый адрес.

      При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только инициала имени и фамилии должностного лица.

      Если документ адресуется в несколько организаций, они указываются обобщенно.

      На одном документе оформляется не более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа. Слова "Оригинал" и "Копия" в реквизите "Адресат" не используются.

      При направлении документа непостоянным адресатам, в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности в соответствии с Законом Республики Казахстан от 9 апреля 2016 года "О почте".

      26. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа без переноса слов и содержит не более 35 знаков в каждой строке. В документе при величине заголовка более 5 строк допускается оформление заголовка посередине документа. Точка в конце заголовка не ставится.

      Заголовок к тексту документа формулируется в соответствии с наименованием вида документа и его содержанием.

      Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также оформленному на бланке формата А5 не составляется.

      27. Для бумажных документов оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации проставляется после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись.

      28. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.

      29. В случае, если документ содержит пункты, то пункты в документе располагаются в логической последовательности, с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов объединяются в главы, несколько глав – в разделы, разделы – в части. В больших по объему главах выделяются параграфы, в разделах – подразделы.

      Пункты могут быть подразделены на подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.